Tracciamento dei file e gestione dei documenti con RFID

Per anni, lo scopo principale dell'RFID è stato quello di tracciare e gestire l'inventario. Ma con l'aumento della popolarità e della domanda Tecnologia RFID, è stato adattato per altri usi. Uno di questi usi è il monitoraggio dei documenti in un ufficio o in un magazzino.

tracciamento e gestione dei file
tracciamento e gestione dei file

Quale tipo di RFID è consigliato per il monitoraggio dei file?

Le tipo di RFID da usare dipende dall'applicazione. In generale, esistono quattro tipi di RFID: UHF (Ultra High Frequency) ISO15693, ISO14443A e B. Esistono anche altri tipi che non vengono utilizzati per il tracciamento dei file.

Ti consigliamo di utilizzare un tag UHF per il tracciamento dei tuoi file perché ha un raggio di circa 30 piedi, che è più che sufficiente per tracciare i file attraverso il tuo magazzino o edificio per uffici.

Come funziona la gestione dei file/tracciamento con RFID?

Le etichette RFID vengono allegate ai fascicoli e ai documenti, e poi riposte sugli scaffali. Un lettore RFID è installato vicino a ogni scaffale in modo che quando un tag passa accanto ad esso, raccoglierà i dati dal tag e li riporterà a un server o database.

Il lettore può essere un dispositivo portatile o fissato a una parete per la scansione rapida di più elementi contemporaneamente. Esistono anche lettori alimentati a batteria in modo da poter essere utilizzati in luoghi privi di alimentazione (ad esempio, in un campo di soccorso sismico).

Entro quale intervallo è possibile trovare uno specifico documento con tag?

Le gamma in cui è possibile trovare uno specifico documento con tag dipenderà dal tipo di tag utilizzato e dal lettore. La maggior parte dei tag ha una portata di lettura fino a 10 metri (33 piedi), ma molti sistemi offrono portate maggiori. Se hai bisogno di tenere traccia dei documenti che vengono spostati su grandi distanze, probabilmente vorrai un raggio di lettura più lungo rispetto a quando i tuoi documenti sono molto vicini o non si muovono troppo. In ogni caso, non c'è una risposta "giusta" su quanto dovrebbero essere distanti i tuoi lettori: tutto dipende da ciò che ha senso per le tue esigenze aziendali.

Come con tutti i sistemi RFID, distanze di lettura maggiori comportano costi più elevati; tuttavia, alcuni sistemi offrono opzioni di prezzo flessibili in modo che tu possa scegliere la configurazione giusta per le tue esigenze senza spendere una fortuna!

Componenti del Sistema RFID per la Gestione dei File

Per realizzare un sistema di gestione dei file RFID completamente funzionale, sono necessari i seguenti componenti:

  • Lettore RFID. Questo è il dispositivo che legge i tag e invia i dati al computer o al laptop.
  • Tag RFID. Il tag contiene informazioni come il numero del documento e il titolo del documento in questione.
  • Antenna RFID. Un'antenna consente a un lettore di rilevare e leggere un tag RFID anche se non è in linea diretta con il lettore stesso, purché si trovino entro il raggio l'uno dall'altro, di solito a circa 30 piedi (10 metri).
  • Software in esecuzione su PC o laptop in grado di gestire la lettura dei dati da tutti i tag in un file di database sul disco rigido del computer in modo da potervi accedere in seguito utilizzando applicazioni di Microsoft Office come Word o Excel.

È importante notare che i principali vantaggi della gestione dei file RFID sono la convenienza e l'efficienza. Sarai in grado di trovare i documenti in qualsiasi momento, anche se non si trovano nella posizione designata (ad esempio su uno scaffale). Inoltre, non avrai bisogno di alcuna attrezzatura aggiuntiva per questo tipo di sistema: solo un lettore RFID e tag attaccati a ogni cartella o scatola da tracciare.

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