Suivi des fichiers et gestion des documents avec RFID

Pendant des années, l'objectif principal de la RFID était de suivre et de gérer les stocks. Mais avec la popularité et la demande croissantes de Technologie RFID, il a été adapté pour d'autres usages. L'une de ces utilisations est le suivi des documents dans un bureau ou un entrepôt.

suivi et gestion des fichiers
suivi et gestion des fichiers

Quel type de RFID est recommandé pour le suivi des fichiers ?

La type de RFID à utiliser dépend de votre application. Généralement, il existe quatre types de RFID : UHF (Ultra High Frequency) ISO15693, ISO14443A et B. Il existe également d'autres types qui ne sont pas utilisés pour le suivi des fichiers.

Nous vous recommandons d'utiliser une balise UHF pour le suivi de vos fichiers car elle a une portée d'environ 30 pieds, ce qui est plus que suffisant pour suivre les fichiers dans votre entrepôt ou votre immeuble de bureaux.

Comment fonctionne la gestion/le suivi des fichiers avec RFID ?

Les étiquettes RFID sont attachés aux dossiers et documents, puis placés sur les étagères. Un lecteur RFID est installé près de chaque étagère afin que lorsqu'une étiquette passe à côté, il récupère les données de l'étiquette et les rapporte à un serveur ou à une base de données.

Le lecteur peut être un appareil portable ou fixé sur un mur pour une numérisation rapide de plusieurs éléments à la fois. Il existe également des lecteurs alimentés par batterie afin qu'ils puissent être utilisés dans des endroits sans alimentation électrique (par exemple, dans un camp de secours en cas de tremblement de terre).

Dans quelle plage pouvez-vous trouver un document balisé spécifique ?

La gamme où vous pouvez trouver un document balisé spécifique dépendra du type de balise utilisé et du lecteur. La plupart des balises ont une portée de lecture allant jusqu'à 10 mètres (33 pieds), mais de nombreux systèmes offrent des portées plus longues. Si vous avez besoin de suivre les documents qui sont déplacés sur de grandes distances, vous souhaiterez probablement une plage de lecture plus longue que si vos documents sont à proximité ou ne se déplacent pas trop. Quoi qu'il en soit, il n'y a pas de "bonne" réponse quant à la distance qui doit séparer vos lecteurs - tout dépend de ce qui a du sens pour les besoins de votre entreprise.

Comme avec tous les systèmes RFID, des plages de lecture plus longues entraînent des coûts plus élevés ; cependant, certains systèmes offrent des options de tarification flexibles afin que vous puissiez choisir la configuration adaptée à vos besoins sans vous ruiner !

Composants du système RFID pour la gestion des fichiers

Pour créer un système de gestion de fichiers RFID entièrement fonctionnel, vous avez besoin des composants suivants :

  • Lecteur RFID. C'est l'appareil qui lit les balises et envoie les données à l'ordinateur ou au portable.
  • Étiquette RFID. La balise contient des informations telles que le numéro de document et le titre du document en question.
  • Antenne RFID. Une antenne permet à un lecteur de détecter et de lire une étiquette RFID même si elle n'est pas en ligne directe avec le lecteur lui-même, tant qu'elles sont situées à portée l'une de l'autre, généralement à environ 30 pieds (10 mètres).
  • PC ou ordinateur portable exécutant un logiciel capable de gérer la lecture des données de toutes les balises dans un fichier de base de données sur le disque dur de votre ordinateur afin que vous puissiez y accéder ultérieurement à l'aide d'applications Microsoft Office telles que Word ou Excel.

Il est important de noter que les principaux avantages de la gestion des fichiers RFID sont la commodité et l'efficacité. Vous pourrez retrouver des documents à tout moment, même s'ils ne se trouvent pas à leur emplacement désigné (comme sur une étagère). De plus, vous n'aurez besoin d'aucun équipement supplémentaire pour ce type de système, juste un lecteur RFID et des étiquettes attachées à chaque dossier ou boîte faisant l'objet d'un suivi.

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