Durante años, el propósito principal de RFID fue rastrear y administrar el inventario. Pero con la creciente popularidad y demanda de Tecnología RFID, se ha adaptado para otros usos. Uno de esos usos es el seguimiento de documentos en una oficina o almacén.
¿Qué tipo de RFID se recomienda para el seguimiento de archivos?
El tipo de rfid a utilizar depende de su aplicación. Generalmente, hay cuatro tipos de RFID: UHF (Ultra High Frequency) ISO15693, ISO14443A y B. También hay otros tipos que no se utilizan para el seguimiento de archivos.
Recomendamos usar una etiqueta UHF para el seguimiento de sus archivos porque tiene un alcance de aproximadamente 30 pies, que es más que suficiente para rastrear archivos a través de su almacén o edificio de oficinas.
¿Cómo funciona la gestión/seguimiento de archivos con RFID?
Las etiquetas RFID se adjuntan a los archivos y documentos, y luego se colocan en los estantes. Se instala un lector RFID cerca de cada estante para que cuando pase una etiqueta, recoja los datos de la etiqueta y los informe a un servidor o base de datos.
El lector puede ser un dispositivo portátil o estar fijo en una pared para escanear rápidamente varios elementos a la vez. También hay lectores que funcionan con baterías para que puedan usarse en lugares sin suministro eléctrico (por ejemplo, en un campamento de socorro en caso de terremoto).
¿Dentro de qué rango puede encontrar un documento etiquetado específico?
El distancia en el que puede encontrar un documento etiquetado específico dependerá del tipo de etiqueta utilizada y del lector. La mayoría de las etiquetas tienen un rango de lectura de hasta 10 metros (33 pies), pero muchos sistemas ofrecen rangos más largos. Si necesita realizar un seguimiento de los documentos que se mueven a grandes distancias, probablemente querrá un rango de lectura más largo que si sus documentos están muy cerca o no se mueven demasiado. De cualquier manera, no hay una respuesta "correcta" en cuanto a qué tan separados deben estar sus lectores; todo depende de lo que tenga sentido para las necesidades de su negocio.
Al igual que con todos los sistemas RFID, los rangos de lectura más largos tienen costos más altos; sin embargo, algunos sistemas ofrecen opciones de precios flexibles para que pueda elegir la configuración adecuada para sus necesidades sin arruinarse.
Componentes del sistema RFID para la gestión de archivos
Para crear un sistema de gestión de archivos RFID completamente funcional, necesita los siguientes componentes:
- Lector RFID. Este es el dispositivo que lee las etiquetas y envía los datos a la computadora o computadora portátil.
- Etiqueta RFID. La etiqueta contiene información como el número de documento y el título del documento en cuestión.
- Antena RFID. Una antena hace posible que un lector detecte y lea una etiqueta RFID incluso si no está en la línea de visión directa con el propio lector, siempre que estén ubicados dentro del alcance de cada uno, generalmente alrededor de 30 pies (10 metros).
- PC o computadora portátil que ejecuta un software que puede manejar la lectura de datos de todas las etiquetas en un archivo de base de datos en el disco duro de su computadora para que pueda acceder a él más tarde utilizando aplicaciones de Microsoft Office como Word o Excel.
Es importante tener en cuenta que los beneficios clave de la gestión de archivos RFID son la comodidad y la eficiencia. Podrá encontrar documentos en cualquier momento, incluso si no están en la ubicación designada (como en un estante). Además, no necesitará ningún equipo adicional para este tipo de sistema, solo un lector RFID y etiquetas adheridas a cada carpeta o caja que se esté rastreando.
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